【高校教学档案管理的探析】高校档案管理规定

发布时间:2019-10-24 08:01:00   来源:保先教育    点击:   
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摘要:高校教学档案管理具有较强的系统性,有多种形式,包括文字、图表、声像等,具有考查、利用和保存价值。不仅反映学校教学工作的成绩,更是高校进行教学改革及教学管理的依据,对于教学与教改具有参考作用,在教学管理中是有监督和导向功能,是高等学校教育教学管理的重要内容之一。

关键词:高校;教学档案;档案管理

高校教学档案作为教学活动的原始记录,是反映教学过程的系统而完整的历史资料,是日后进行教学改革和教研活动的基础资料,也是日后研究和处理问题的原始凭证。因此,加强教学档案的管理,建立健全教学档案,充分开发教学档案信息,对于推动教学改革,提高教学质量具有十分重要的作用。

近年来,新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节,也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加,档案内容也日趋复杂化和多样化,也给高校教学档案管理工作提出了更高的要求。

一、高校教学档案的内容

1、综合类

主要包括省、院级有关教学工作的文件材料;学院有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示及批复;教学工作的计划、总结;分院、部、室部门职责、岗位责任制、机构改革材料;教务处召开的教学工作会议文件材料;各级优秀教学成果评奖办法、获奖名单;教育、教学研究成果申报与评审材料,教学改革立项、检查、成果材料;关于教学检查、评估的文件材料及报告;教学工作简报等。wwW.11665.COM

2、师资建设类

主要包括教师培养规划;教师培养年度计划;岗前培训情况;师资情况统计表;教师奖励情况统计表;教师讲课比赛管理办法;教师讲课评分标准;讲课比赛评分标准;历届讲课比赛文件;教师参加学术会议、培训工作记录等。

3、课程建设、专业建设类

主要包括优秀课(院、省、国家级)、精品课建设;有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复;新增专业申报材料及上级批复;专业建设相关材料;有关专业评估办法、自评报告、评估结论;各专业培养方案、教学大纲;学校历次制、修订培养方案的有关规定;各级优秀课程有关文件材料(申报、评审、认定);学校关于课程建设规划及有关材料等。

4、学籍管理类

主要包括各单项学科竞赛条例、办法及参赛获奖者名单;课程成绩登记表;学生成绩总表等。

5、教学管理类

主要包括教学实习、实训、实验、课程设计、社会实践等的大纲、计划、总结及指导书等相关材料(实习报告、课程设计说明书、图纸);培养方案、教学大纲教学;管理规章制度汇编;教学日历;校历表;教学任务书、开课目录、课程表;典型教案、重要备课记录;教师任课安排;各学期考试安排、考试总结;毕业设计(论文)有关规定;学生毕业论文、毕业设计、工作计划、总结及相关资料(开题报告、论文、任务书、设计说明书、图纸(工)、成绩评定、成绩单等);教师工作量核算、登记材料;教室、实验室管理制度文件;教学检查文件、记录、总结;有关英语、计算机等级考试的文件及总结;有关建立试题库的材料;校内、校外实习基地建设、协议;试卷等。

6、学位管理类

主要包括上级有关学位工作文件材料;本院学位评定条例、办法、工作总结;学位委员会会议记录、决定;学位委员会授予学位底册等。

7、教材类

主要包括省、院级关于教材建设方面的有关规定;编写教材计划;各专业征订教材的情况;自编、参编、主编教材,教学指导书、习题集的情况;获国家级、省部级优秀教材目录及报批材料等。

二、高校教学档案管理中存在的问题

1、教学档案管理制度不够健全

近年来,随着《普通高校档案管理工作办法》的出台,各高校在档案法规制度建设上取得了很大的进步。但是从目前各高校档案管理现状来看,仍然存在着很多管理制度不健全、不完善的问题。具体表现为:(1)教学工作的文件及其管理,档案及其管理各自为政,缺乏有效的、统一的监督指导和协调合作,出现了文件的形成及其归档的脱节;学校每学期的教学工作会议没有进行规范的会议纪要;教研室有青年教师培养部署,却没有培养规划和总结;(2)各职能部门档案记录不一致、不精确。

例如学生考试或纪律违纪、学生参加党课取得证书、学生参加社会实践活动取得效果、学生转学、转专业、休退学等变动情况的记载存在着各部门之间记录不一致、不及时的现象;(3)从档案建立上来看,有些高校没有建立规范的部门归档、立卷制度,没有指定专人负责文件材料的收集及归档工作,每到年底要求归档立卷时,才临时安排非专职人员搞突击应付。

2、教学档案管理人员素质普遍不高

目前,各高校档案管理员,尤其是各分院及部门的档案管理员素质普遍不高,对档案工作重视不够,档案管理意识淡薄,具体表现有:档案部门常是一些老同志,很多都是没有受过正规的档案专业学习,半路出家,对业务工作不熟悉,总是边学边干;一些档案管理员学历低下,文化程度不高,很多分院及部门竟然用工人编制人员管理档案,缺乏专业的档案管理知识,对归档文件及其价值缺乏应有的鉴别能力,使档案材料的收集与整理存在很大的不严肃性、随意性;还有些分院的档案工作是由各院的任课老师兼任,没有设立专门的档案管理人员。这些兼职教师由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作,根本没有多余的时间和精力去学习档案专业知识,也没有机会接受专门的档案管理业务及培训,无法实现教学档案的优化管理,更谈不上工作热情。

3、档案信息内容开发不足,档案的管理效率不高

当前,许多高校存在信息内容开发不足的问题。各分院之间教学档案的管理相互封闭,各自为政,无法互相借鉴与交流。尽管有很多高等院校加大了教学档案管理的力度,但是仍然有些问题很突出,二十一世纪是一个现代化、信息化、网络化的时代,这就对我们档案的管理工作提出了新的要求与挑战。

三、高校教学档案管理的对策

1、规范和完善高校教学档案管理制度

高校不仅要制定、完善教学档案管理制度,还要明确高校教学档案管理人员的职责范围,使高校教学档案管理人员有强烈的责任心,更好地调动其工作积极性。工作制度的建立要由学院分管的院长负责组织,由学院档案办公室负责拟定,以便更好地体现档案工作的科学性与专业性。通过其制度的执行,规范高校教学档案具体工作行为,使高校教学档案管理工作真正步入制度化、轨道化、正规化。

2、提高档案管理人员的素质

高等院校是高学历人才集中的地方,但由于各方面的原因,在少数教学档案管理人员中出现了学历低、专业水平差的问题,这就给高校档案管理工作造成一定的阻碍。所以,提高高校教学档案管理人员的素质就显得尤为重要。而要提高高校教学档案管理人员的素质,就要提高高校教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不光是指其政治立场要坚定,还必须要求其对本职工作有认真负责的态度。高校教学档案不得随意去改动,例如学生各科、各学年考试成绩;学院对在职教师教学工作考核的结果等。作为高校教学档案管理人员,不但要有较强的责任心和事业心,更要有爱岗敬业、对工作无私奉献的大无畏精神。其次,高校教学档案管理人员还要具备相应的专业素质。对于高校教学档案管理人员大部分都是半路出家、专业素质比较弱的问题,各分院应当做好其再教育的工作,例如通过各种进修、脱产或非脱产上研究生班,当然也可以通过自身学习来不断提升自己的专业水平和素质,以便能更快地适应高校教学档案管理的要求。

3、提高高校教学档案管理水准,建立多功能型综合档案馆

随着现代科技的前进和发展,构建多元的档案资源管理框架,建设全民化档案馆将会是以后综合档案馆的发展趋势。复合型档案馆是传统档案馆发展的延伸与继续,是传统型档案馆在信息技术条件下,与其发展的数字化档案馆融合而成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融合传统型档案馆与数字化档案馆于一体,是档案馆的必然趋势与选择。但是,目前我国高校的教学档案管理工作,从归档立卷方面,存在着很多档案难以及时接收归档的情况。档案资料如果不能够归档及时,信息能力不强,就会在很大程度上削弱档案馆的作用。而复合型档案馆的建立,则是使现有的综合档案馆强化更有效的途径。综合档案馆的强化会使其功能强化,能够进行统一管理、避免重复的目的,符合构建节约型社会的理念。建立复合型档案馆,不仅能够将高校教学档案作为重点进行归档,还应该将其它各种与教学档案有关的档案进行一体化管理,使档案之间形成一个体系,提高高校教学档案的管理水准与效率。所以,高校各级档案管理部门要加强管理方法与制度的创新,建立一个以现代化、网络化、信息化为主体,以纸质档案为辅的新型档案管理模式。

总之,教学档案是高校档案的重要组成部分,随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展。对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求,教学管理人员应适应时代需求。提高自身素质,掌握最新管理手段,使教务工作切实为高校教育提供高质量服务,使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。

参考文献:

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[2]甘翠兰.论高校教学档案的管理[j].湖北师范学院学报,2005(5).

[3]钟瑜芳.高校教学档案管理的几个问题[j].科学管理,2006(5).